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仕事の効率がアップする デキる女のデスク整理術


散らかった部屋は、その人の心の状態をあらわすといわれています。会社のデスクも同じ。仕事ができる人のデスクは、どんなに忙しくてもスッキリ整理されていることが多いものです。「忙しいから」と後回しにせず、デスク整理で仕事の効率アップを目指しましょう。

■散らかる原因No.1 書類整理のコツ
デスクの片隅に、書類や資料が山積みになっていませんか?

一般的に、仕事の持ち物で圧倒的に多いのが、書類や資料などの「紙」。これらを整理することで、机まわりの乱雑さは一気に解消されます。

まずは、散らばった書類を見直し、必要なものとそうでないものとに分けます。必要でない書類とは、

・内容がデータ化されているもの
・共有スペースに保管されているもの
・書かれている内容が古いもの
・読み終わった新聞や雑誌…など。

マニュアルなど、使う予定はないけれど処分していいか判断に迷うものは、同僚や上司に相談すると安心です。

必要な書類をピックアップしたら、案件ごとにファイルにまとめましょう。このとき、ファイルのサイズは揃えるのがポイント。ファイルにインデックスをつけ、案件名や日付などを記入しておくと、あとで探すのが楽になります。

■「とりあえず引き出しに」はNG
毎日使う文房具や、かさばる資料、休憩時間につまむお菓子まで、「とりあえず」入れてしまいがちなデスクの引き出し。

特に中段、下段の引き出しは深さがあるため、中でゴチャつき、必要な時に目当てのものが見つからない!なんてことに。

文房具類は使用頻度の高いものだけを上段に。ファイルにまとめた書類は、進行中と保存用に分け、ボックスに入れて立てて収納。中段を進行中、下段を保存用、と分けてもよいでしょう。

引き出しに保存した書類は、「3ヵ月たったら処分」などルールを作って、定期的に見直しを。捨てるのが不安なものは、データ化して保存するのもよい方法です。

センターの浅い引き出しは、基本的には空にしておきます。仕事中の離席や外出時に、ここにやりかけの書類をしまってから席を立つようにすると、デスクの上はいつもきれいな状態に。

書類や資料がデスクに山積みになっている状態では、必要なものを探す時間のロスが生じ、最悪紛失してしまう可能性も。「だらしない人」と、社内での評価も下がりかねません。

お気に入りの柄のファイルを使うなどして、楽しくデスク整理を心がけてみましょう。
(加藤 朋実)

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